3 gute Gründe, warum Sie das Thema Digital Workspace mithilfe eines lokalen Dienstleisters umsetzen sollten

Erfahren Sie in diesem Beitrag die drei wichtigsten Gründe, warum Sie eine Partnerschaft mit einem Lösungsanbieter vor Ort dem Offshoring vorziehen sollten.

Spätestens seit Covid-19 weiß jedes Unternehmen, dass die Zeiten des zentralen Arbeitens an einem fixen Ort vorbei sind. Nach der Maxime work from anywhere, anyplace, anytime müssen Strukturen für die interne und externe Zusammenarbeit neu gedacht und gestaltet werden.

Das Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben. Mobile Kommunikation und Kollaboration sind damit nicht länger nur Themen für Weltkonzerne, sondern auch für Unternehmen mit einer mittleren Belegschaft bis 3.000 Mitarbeiter hochrelevant.
 
Gerade Betriebe dieser Größe sehen sich häufig einem gravierenden Problem gegenüber: Es fehlt an Ressourcen und Know-How, um
  • einerseits den komplexen Technologie-Stack eines Digital Workspace aufzubauen, abzusichern und zu supporten
  • sowie andererseits die organisatorische Transformation abzubilden.

Erkenntnissen wie „wir sind hier keine Experten“ oder „uns fehlen die erforderlichen Ressourcen“ folgt oft die sinnvolle Einsicht „wir brauchen einen kompetenten Partner, der das für uns übernimmt“.

Insbesondere das Offshoring, also das Auslagern der nötigen To-dos an Unternehmen in  Indien, Vietnam oder einem anderen geografischen Standort, scheint auf den ersten Blick eine zielführende Lösung zu sein.

Doch diese Strategie nach dem Vorbild der global agierenden Wettbewerber bringt einige Fallstricke mit sich und geht gerade für mittelgroße Unternehmen nicht immer auf. Gerade Kulturunterschiede kosten Zeit und Geld – und das vermeintlich günstige Angebot wird am Ende teuer.

Erfahren Sie in diesem Beitrag die drei wichtigsten Gründe, warum Sie eine Partnerschaft mit einem Lösungsanbieter vor Ort dem Offshoring vorziehen sollten.

1. Die Einführung eines Digital Workspace ist ein komplexes Change-Projekt

Und als solches sollten Sie es behandeln! Entscheider tendieren dazu, den digitalen Arbeitsplatz als reines IT-Projekt wahrzunehmen und seiner unternehmerischen Umsetzung nicht ausreichend Aufmerksamkeit einzuräumen.

Eine kollaborative, digitale Arbeitsumgebung basiert natürlich auf Technologie und benötigt ein entsprechendes Tool-Set aus Hard- und Software. Doch daneben existieren noch weitere Komponenten des Digital Workspaces, die ebenso entscheidend für den Erfolg sind:

  • Eine unternehmensweite Arbeitskultur, die die mobile Kommunikation und Kollaboration unterstützt
  • Soft- und Hardskills der Führungskräfte und Mitarbeiter, die sie überhaupt erst dazu befähigen, effizient im Digital Workspace zu arbeiten
  • Zeitgemäße, digital-konforme Geschäftsabläufe
  • Eine Transformation, die Ihre Kunden und Mitarbeiter gar nicht oder positiv wahrnehmen

Wird die Implementierung als IT-Aufgabe nach Fernost abgegeben, fehlt dem Prozess oft das aktive Management. Ein Dienstleister vor Ort bringt solide Projekt- und Methodenkompetenz mit und ist ausreichend nah am Unternehmen, um dabei ganzheitlich unterstützen zu können.

Gemeinsam können Mitarbeiter abgeholt werden, individuelle Problemstellungen gelöst und das ganze Unternehmen sicher durch die mitunter herausfordernde Transformation gesteuert werden.

Ein IT-Projekt wäre Offshore gut aufgehoben. Ein Change-Projekt wie die Einführung eines Digital Workspaces sollte lokal gemanagt werden.

2. Ein Digital Workspace muss zu Ihrem Unternehmen passen

Offshore-Anbieter vertreiben häufig einen Digital Workspace „nach Schema-F“. Diese durchaus professionellen, aber wenig flexiblen Lösungen passen häufig mehr schlecht als recht und lassen sich – wenn überhaupt – nur mit größerem Aufwand (und häufig intern nicht vorhandenem Know-how) an individuelle Anforderungen adaptieren.

Gerade kleine und mittlere Unternehmen folgen selten einem Aufbau wie aus dem BWL-Lehrbuch, sie passen einfach nicht ins Schema-F. Ihr Unternehmen ist einzigartig – mit seiner Geschichte, seinen Strukturen und seinen Potenzial-Feldern. Es geht also vielmehr darum, die richtige Balance zu finden zwischen skalierbaren Standardlösungen und Ihren individuellen Anforderungen.

Um herauszufinden, was für Sie wesentlich ist und welche Ansätze für Sie funktionieren, muss sich ein externer Partner die Zeit nehmen, Ihr Unternehmen kennenzulernen – und zwar im direkten Austausch. Er muss vertraut sein mit den lokalen Marktbedingungen und ein tiefgreifendes Verständnis Ihrer Arbeitsweise gewinnen.

Ein Dienstleister vor Ort wird nach einer ausgiebigen Analyse aus einem breit gefächerten Baukasten passende Strategien zur Implementierung, Anwendungen und Technologie wählen, die ein stimmiges Ganzes bilden. Und so genau den Digital Workspace designen, den Ihr Unternehmen für seine optimale Entfaltung braucht.

Ein Digital Workspace von der Stange wird Sie niemals komplett zufriedenstellen. Setzen Sie daher auf eine individuelle Lösung, die Sie gemeinsam mit einem Partner vor Ort erarbeiten.

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3. Sie erhalten Fullservice durch einen persönlichen Ansprechpartner in Ihrer Nähe

Stellen Sie sich vor, Sie haben seit kurzem eine digitale Arbeitsumgebung installiert und plötzlich bricht Ihre zentrale Plattform zusammen. Nichts geht mehr, Ihre Mitarbeiter drehen nur noch Däumchen. Was wäre Ihnen jetzt lieber:

a) Ein Ticket im System Ihres Offshore-Anbieters zu ziehen und auf baldige Rückmeldung zu hoffen oder

b) Ihren persönlichen Convenience Manager anzurufen, der sich sofort und bei Bedarf auch vor Ort um das Problem kümmert

Wenn Sie sich für b) entschieden haben, sind sie nicht alleine. Viele Unternehmen haben die Nase voll von behäbigen Ticketsystemen und anonymen Helpdesks. Die sofortige Hilfe und ein unkomplizierter Support bei Fragen oder Problemen verhindert geschäftliche Nachteile in der sensiblen Phase der Umstellung und lässt Sie besser schlafen.

Ein lokaler Partner kann Sie bei Problemen im laufenden Geschäft aus der Nähe besser und schneller unterstützen als ein Offshore-Partner.

Infografik Zusammenarbeit zwischen Lokalem Digital-Wirkspace-Partner und Unternehmen 

Fazit: Outsourcing Ja, Offshoring Nein

Die Einführung eines Digital Workspace ist ein lohnenswerter und herausfordernder Transformationsprozess, für den sich Unternehmen einen kompetenten Partner an die Seite holen sollten. So lässt sich ein interner Ressourcen-Engpass ausgleichen.

Gegenüber dem Offshoring ist das Outsourcing an einen lokalen Anbieter deutlich im Vorteil. Flexibilität, Erreichbarkeit und ein breiteres Leistungsspektrum mit weitreichenden Kompetenzen sind Vorzüge dieses Ansatzes, die vor allem für mittelgroße Unternehmen einen entscheidenden Unterschied machen. Und in der Gesamtbetrachtung sind augenscheinlich kostengünstige Offshore-Angebote am Ende nicht immer finanziell attraktiv.

Treffen Sie die richtige Wahl für Ihr Digital-Workspace-Projekt

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