Von Skype for Business zu Microsoft Teams: Wie Sie die Migration in Ihrem Unternehmen erfolgreich umsetzen

Mit der richtigen Vorbereitung, einem Schritt-für-Schritt-Plan und unserer Unterstützung gelingt auch Ihnen eine reibungslose Umstellung. In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf es jetzt ankommt.

Microsoft hat angekündigt, Skype for Business Online zum 31. Juli 2021 einzustellen. Unternehmen, die aktuell Skype für ihre Business-Kommunikation nutzen, stehen jetzt vor der Aufgabe, möglichst bald zum Nachfolger Microsoft Teams zu migrieren.

Migration von Skype for Business zu Microsoft Teams
Dabei müssen Sie sowohl den technischen Part hinter den Kulissen als auch den „menschlichen“ Part, sprich die Führung Ihrer Mitarbeiter vor, während und nach der Migration berücksichtigen.

Die Umstellung von Skype for Business zu Microsoft Teams wirkt auf den ersten Blick herausfordernd. Doch vergessen Sie nicht: Tausende Unternehmen haben diese Migration bereits erfolgreich durchgeführt.

Mit der richtigen Vorbereitung, einem Schritt-für-Schritt-Plan und unserer Unterstützung gelingt auch Ihnen eine reibungslose Umstellung. In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf es jetzt ankommt.

Vorteile von Microsoft Teams im Überblick

Warum migrieren?

  • Skype for Business hat ausgedient – zumindest die Online-Version, für die es ab dem 31. Juli 2021 keinen Support mehr geben wird. Doch auch die On-Premise-Variante wird voraussichtlich nur noch bis 2024 unterstützt, Quantensprünge bei neuen Features sind also auch hier nicht zu erwarten. Der Wechsel zu Microsoft Teams wird daher für die meisten Unternehmen früher oder später unumgänglich.
  • Mit Microsoft Teams erhalten Sie ein technisch überlegenes Produkt mit vielen neuen Funktionen für die reibungslose mobile Zusammenarbeit. Während Skype for Business sich hauptsächlich auf Kommunikation fokussierte, bietet Ihnen Microsoft Teams eine integrierte Plattform, die schnellere Entscheidungen, einen vereinfachten Informationsaustausch und mehr IT-Sicherheit ermöglicht.
  • Neben reiner Kommunikation steht Unternehmen mit Microsoft Teams zahlreiche Funktionen für moderne Kollaboration zur Verfügung, sowie die Integration mit Sharepoint und OneDrive.
  • Wenn Sie einen der Microsoft-365-Pläne E3, E5 oder F3 haben, ist Microsoft Teams dort bereits enthalten. Es ist keine weitere Lizenz nötig.

Warum jetzt mit der Migration starten?

Auch wenn Skype for Business erst in einigen Monaten enden wird, sollten Sie besser heute als morgen mit der Planung für das Upgrade beginnen. Die Umstellung ist ein komplexes Projekt, das viel Vorlaufzeit benötigt und durchaus mehrere Wochen in Anspruch nehmen kann.

Ihr Ziel sollte eine störungsfreie und für alle Beteiligten stressfreie Migration sein. Mit einer Ad-hoc-Aktion werden Sie dies nicht erreichen. Nehmen Sie sich daher ausreichend Zeit und holen Sie sich frühzeitig Support von einem zertifizierten Microsoft Partner.

Migration von Skype for Business zu Microsoft Teams

Erfolgsfaktor Technische Umsetzung

Sie können Skype for Business weiterhin nutzen, während Sie nach und nach auf Teams umstellen. Dafür bieten sich verschiedene Koexistenzmodi an:

  • Inselmodus: Sie nutzen beide Anwendungen im vollen Umfang parallel und völlig voneinander getrennt. Dabei verfolgen Sie den Plan, dass sich Microsoft Teams immer mehr durchsetzt und Skype for Business mit der Zeit überflüssig wird.
  • Skype for Business mit Teams: Sie nutzen weiterhin Skype for Business für Chats, Anrufe und Besprechungen. Teamsfunktionen schalten Sie nach und nach frei. Hier geht Microsoft Teams nicht in Konkurrenz zu Skype for Business, wie es im Inselmodus der Fall ist.
  • Nur Teams-Modus: Sie haben Zugriff auf alle Funktionen von Microsoft Teams, während Sie Skype for Business nur passiv nutzen können, etwa, um an einer dort initiierten Besprechung teilzunehmen. Beide Anwendungen sind durch eine Interoperabilitätsfunktion verbunden: Chattet Sie jemand in Skype for Business an, erhalten Sie die Nachricht auf Ihrer Teams-Oberfläche.
  • Meeting-First-Modus: Sie verwenden Skype for Business wie gewohnt, Meetings finden jedoch bereits in Microsoft Teams statt.

Koexistenzmodi bei sukzessiver Migration Skype for Business zu MS Teams

Die nötigen Schritte für die Einführung von Microsoft Teams sind für bisherige Skype for Business Online Anwender recht einfach:

  • Schicken Sie aus dem Admin-Center von Microsoft Teams Ihren ausgewählten Nutzer in Skype for Business eine Benachrichtigung über die bevorstehende Änderung.
  • Stellen Sie unter Koexistenzmodus den gewünschten Modus ein, z. B. „Nur Teams“ für eine vollständige Migration.

Achtung: Haben Sie Public Switched Telephone Network (PSTN) im Einsatz, überprüfen Sie vor der Migration, ob dieser Dienst in Ihrer Region zur Verfügung steht.

Nutzen Sie Skype auf einem lokalen Server, ist der Vorgang komplexer und erfordert weitere technische Vorbereitungen, zu denen wir Sie gerne beraten.

In jedem Fall gilt: Wir empfehlen mittelgroßen Unternehmen, nicht alle Mitarbeitenden auf einmal upzugraden. Fahren Sie zunächst ein Pilotprojekt und migrieren Sie das komplette Unternehmen erst bei dessen erfolgreichem Abschluss.

Erfolgsfaktor Change Management

Sie haben die IT-Aspekte der Migration gemeistert? Prima, doch das ist leider nur die halbe Miete. Viele Unternehmen scheitern bei Transformationsprozessen wie diesem an einem mangelhaften Change Management: Sie haben nicht alle strategischen Fragen geklärt. Sie kommunizieren zu wenig oder zu spät. Sie beziehen nicht alle Stakeholder mit ein.

Diese Fehler können Sie vermeiden, indem Sie den Prozess bereits vor der technischen Umsetzung aktiv steuern und einen begleitenden Change Management Plan aufsetzen. Dies sind Ihre To-dos:

Phase 1: Vor der Umstellung

  • Definieren Sie einen Projektplan mit konkreten Inhalten und Fristen.
  • Informieren Sie wichtige Interessenvertreter über den Plan und holen Sie Feedback ein.Adressieren Sie Bedenken, bis alle Stakeholder von den Zielen und dem Vorgehen überzeugt sind.
  • Identifizieren Sie Early-Adopters und binden Sie diese aktiv mit ein, um die Akzeptanz der neuen Lösung zu steigern.
  • Kommunizieren Sie das Warum, das Wohin und das Wie Ihres Projektes unternehmensweit und kontinuierlich.

Phase 2: Während der Migration

  • Stellen Sie sicher, dass jeder Beteiligte zu jeder Zeit nachvollziehen kann, an welcher Stelle der Migration sich das Team befindet.
  • Definieren Sie einen Ansprechpartner, der Ihre Teams bei Fragen und Problemen unterstützt.

Phase 3: Erste Schritte mit Microsoft Teams

  • Monitoren Sie in der ersten Zeit das Verhalten der Nutzer, um Ihre Schulungsangebote darauf abzustimmen.
  • Identifizieren Sie Trends und Muster in der Nutzung, die Ihnen Hinweise auf nötige Anpassungen innerhalb Microsoft Teams geben.
  • Holen Sie laufend Feedback Ihrer Mitarbeiter ein.

Umstellung oder Migration alleine oder mit Partner?

Natürlich können Sie die Umstellung auf Microsoft Teams mit Ihren eigenen Ressourcen durchführen. Es spricht jedoch einiges dafür, sich für dieses Projekt einen externen Partner an die Seite zu holen.

Vorteile einer betreuten Migration

  • Erweiterte Kompetenzen: Ein Dienstleister gleicht einen eventuellen internen Mangel an Know-how und Ressourcen aus.
  • Weniger Stress: Sie können die Verantwortung für dieses fordernde Projekt voll oder teilweise abgeben – und sicher sein, dass alles zu Ihrer Zufriedenheit umgesetzt wird.
  • Effizienterer Ablauf: Wenn Probleme auftauchen, haben Sie einen Ansprechpartner, der diese in einem Bruchteil der Zeit löst, die sie selbst dafür aufwenden müssten.
  • Ohne Fallstricke: Ein erfahrener Dienstleister greift auf Best Practices aus zahlreichen Umstellungen zurück und hilft, typische Fallstricke zu vermeiden.
  • Besseres Endergebnis: Ein Dienstleister kennt Microsoft Teams bis ins kleinste Detail. Er hilft Ihnen, für Ihr Unternehmen das Beste herauszuholen.
  • Handfester Support: Vor allem ein Partner mit lokaler Präsenz steht Ihnen im Gegensatz zu Offshoring- oder Online-Services im wahrsten Sinnes des Wortes zur Seite.

Sie fühlen sich bei der Migration zu Microsoft Teams unsicher? Wir sind für Sie da. Experis unterstützt Unternehmen bei der Transformation ihrer digitalen Infrastruktur, Unternehmensanwendungen, Cloud und Cyber-Sicherheit.

Profitieren Sie bei Ihrem Migrationsprojekt von unserer einzigartigen Kombination aus IT- und Personal-Expertise: Wir managen für Sie nicht nur die technischen Aspekte, sondern begleiten auch Ihr Team strategisch durch die Umstellung.

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