5 Kompetenzen, die einen verlässlichen Workplace as a Service-Anbieter auszeichnen

Anbieter von Workplace as a Service-Lösungen stellen digitale Arbeitsplätze samt Hardware und Services zur Verfügung. Welche Vorteile diese Dienstleistung hat und worauf Sie bei der Anbieterauswahl achten sollten, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Der Digital Workspace erfordert eine andere technische Infrastruktur als der klassische Büroarbeitsplatz. Angesichts begrenzter Ressourcen und komplexer Altsysteme gibt es eine interessante Alternativlösung: Workplace as a Service (WaaS).

Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel. Der klassische, ortsgebundene Arbeitsplatz steht zunehmend im Widerspruch zu den von jüngeren Generationen gewünschten und durch Ereignisse wie Pandemien erforderlichen flexiblen Arbeitsmodellen unserer Zeit. Immer mehr Unternehmen suchen deshalb nach Wegen, ihren Mitarbeitern ein standortunabhängiges Arbeiten im Digital Workspace zu ermöglichen. 

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Doch Homeoffice und mobile Arbeit erfordern eine andere technische Infrastruktur als der Büroarbeitsplatz:

  • Smartphones, Tablets und Notebooks ersetzen Desktop-Computer.
  • Daten, die bisher auf Unternehmensservern lagen, wandern ganz oder teilweise in die Cloud.
  • Mitarbeiter greifen von überall auf das Unternehmensnetzwerk zu, nutzen digitale Anwendungen für die mobile Zusammenarbeit und erwarten bei Problemen Service-on-Demand.

Wie können wir die nötige Hardware bereitstellen? Welche Software erfüllt unsere Anforderungen? Wie sollen wir die Sicherheit der Systeme sicherstellen? Unternehmen bewerkstelligen es angesichts begrenzter Ressourcen, komplexer Altsysteme und einer dünnen Personaldecke kaum, die nötigen Voraussetzungen für mobile Arbeitsplätze zu schaffen.

Die Lösung lautet: Mieten statt kaufen und Service statt Eigenleistung. Beim Modell Workplace as a Service (WaaS) stellt ein externer Dienstleister den kompletten Arbeitsplatz samt Hardware und ergänzender Services zur Verfügung.

Erfahren Sie in diesem Beitrag, welche Vorteile die Anmietung von temporären Arbeitsplätzen als Service-Dienstleistung hat und auf welche Kernkompetenzen Sie bei Ihrem WaaS-Anbieter achten sollten.

So profitieren Unternehmen von Workplace as a Service

Bisher galt: Wer mit modernster Technologie arbeiten will, muss investieren. Wer Auslastungsspitzen kompensieren will, muss große Mengen an Hardware bereithalten. Und wer seine Daten schützen will, sollte seine IT-Teams schulen, um Cyberkriminellen voraus zu sein.

Workplace as a Service setzt diese alten Gewissheiten mit einem smarten Miet- und Servicemodell außer Kraft. Die Lösung erlaubt es

  • die eigene IT von Aufgaben wie Bereitstellung, Pflege, Absicherung und Support der Arbeitsplätze zu entlasten.
  • agil auf Veränderungen wie eine schwankende Büroauslastung zu reagieren.
  • IT-Kosten dank Pay-per-Use oder Fixpreisen genau vorherzusagen.

Wo eine eigene Infrastruktur Ressourcen bindet, Wartung verlangt und doch zwangsläufig veraltet, setzt WaaS Ressourcen frei und sorgt dafür, dass Sie Ihre IT ohne Aufwand auf dem neuesten Stand bleibt. Unternehmen jeder Größe können sich dank Workplace as a Service wieder verstärkt auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Workplace

Kernkompetenzen: Was sollte mein WaaS-Anbieter können?

WaaS ist Vertrauenssache: Die Arbeitsumgebung Ihrer Mitarbeiter stellt definitiv einen maßgeblichen Faktor für Ihren Unternehmenserfolg dar. Bevor Sie diesen in fremde Hände legen, sollten Sie die Kompetenzen des Service-Providers und der angebotenen WaaS-Lösung eingehend und kritisch beleuchten. Schließlich müssen Sie sich darauf verlassen können, dass die Arbeitsplatzgestaltung auf sichere, wirtschaftliche und professionelle Weise erfolgt.

Unser Tipp: Besprechen Sie die folgenden Punkte mit dem Anbieter Ihrer Wahl und halten Sie die Ergebnisse in einem Service-Level-Agreement (SLA) schriftlich fest. So vermeiden Sie Missverständnisse und haben ein greifbares Dokument, auf das Sie sich beziehen können.

Breites Spektrum an Anwendungen

Ein zentrales Kriterium bei der Auswahl des Dienstleisters ist das Einsatzspektrum der WaaS-Lösung. Ein WaaS-Modell, das nur in einer speziellen Umgebung oder unter bestimmten Voraussetzungen funktioniert, zeigt sich im Alltag als wenig brauchbar. Was, wenn Sie Ihre Endgeräte wechseln möchten? Was, wenn ein neuer Unternehmenszweig hinzu kommt?

Ihr Service-Provider muss in der Lage sein, alle aktuellen wie zukünftigen Anwendungen sowie alle nötigen Endgeräte bereitzustellen und zu verwalten. Es sollte im Raum für Entwicklung bleiben.

Ein guter Workplace as a Service geht weit über einzelne Nutzungsszenarien hinaus. Er umfasst im Idealfall ein breit gefächertes Gerätemanagement, ist auf variable Betriebssysteme anwendbar und bietet eine große Palette an Tools zur Zusammenarbeit und Kommunikation.

Modularität und Flexibilität

Das führt uns direkt zum nächsten Aspekt: Eine große Bandbreite an Einsatzmöglichkeiten ist gut und schön – solange Sie genau die Anwendungen und Geräte erhalten, die Sie gerade brauchen. Kein Unternehmen benötigt alle möglichen Technologien auf einmal, das wäre unübersichtlich und auch teuer.

Darum sollten Sie auf einen Provider setzen, der eine modulare WaaS-Lösung liefert. Auf diese Weise können Sie die Dienste bedarfsgerecht nutzen. Meist baut die Lösung auf einem festen Fundament aus Soft- und Hardware auf, das sich durch flexibel hinzu buchbare Services wie Lifecycle-Management, Backups oder Lizenzverwaltung ergänzen lässt.

Flexibilität ist auch beim Bereitstellungsmodell gefragt. Soll die Lösung in der Cloud, On-Premise oder Hybrid implementiert werden? Ihr Anbieter muss auch hier auf Ihre wechselnden Anforderungen reagieren können.

Sicherheit und Integrität der Daten

Am mobilen Arbeitsplatz darf die Sicherheit nicht zu kurz kommen. Ihr WaaS-Anbieter ist dafür zuständig, die geschäftskritischen Daten und Anwendungen in der Cloud und in Rechenzentren zu schützen. Dafür muss er die Zugänge zur Lösung und die Verbindung zwischen Endgeräten und Lösung absichern.

Schauen Sie genau hin: Wo befinden sich die Rechenzentren des Providers? Decken sich die Sicherheitsrichtlinien mit den IT-Sicherheitsanforderungen Ihres Unternehmens und den gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz, zum Beispiel der DSGVO?

Verfügbarkeit

Ein Brand, ein Stromausfall, ein Hackerangriff – es gibt viele Gründe, die zu einem Ausfall der Workplace-Technologie führen können. Ein zuverlässiger Serviceanbieter verfügt über Ersatzsysteme, sogenannte Redundanzen. Diese springen ein, wenn das Hauptsystem nur noch teilweise funktioniert oder gar komplett ausfällt.

Fragen Sie nach der jährlichen Downtime bzw. Verfügbarkeit der WaaS-Lösung. Niemand kann eine 100 %-ige Verfügbarkeit gewährleisten, jedoch sollte der Wert dem nahekommen. Detaillierte Notfallpläne und eine 24/7-Service-Bereitschaft für Störungen beim Kunden sind ebenfalls obligatorisch.

Ganzheitlicher WaaS-Ansatz mit umfangreichen Beratungs- und Serviceleistungen

Das WaaS-System sollte harmonisch in die Gesamtlösung eingebettet sein, damit Sie von einer optimalen User Experience profitieren können. Das Workplace-as-a-Service-Konzept erfordert daher eine ganzheitliche Herangehensweise an das Thema mobile Arbeitsumgebung.

Professionelle WaaS-Anbieter verkaufen Ihnen nicht einfach nur ein Produkt. Sie analysieren Ihren Bedarf und planen mit Ihnen die ideale Zusammenstellung Ihres Leistungspakets. Nach der Einführung der Workplace-Lösung steht Ihnen ein guter Dienstleister weiterhin mit Rat und Tat zur Seite.

Er sorgt mit Managed Services dafür, dass der Betrieb der Arbeitsplatzumgebung reibungslos verläuft. Lassen Sie sich vor dem Vertragsabschluss erklären, wie genau der Anbieter seinen Support organisiert und welche weiteren Services für Sie sinnvoll sind.

Workplace as a Service mit Experis

Das modulare und flexible Experis WaaS-Konzept liefert Ihnen die Soft- und Hardware für eine sichere digitale Arbeitsumgebung. Eine strategische Beratung ist für uns so selbstverständlich wie eine ganzheitliche Herangehensweise.

Wir designen einen individuellen Digital Workspace für Ihr Unternehmen und begleiten Sie von der Planungsphase über die Implementierung bis zum Ongoing Support – remote und vor Ort. Ergänzt wird unser Angebot durch eine breite Palette an Managed Services rund um Ihre technische Infrastruktur und den Bereich Professional Resourcing.

Sind Sie sich unsicher, ob Workplace as a Service für Ihr Unternehmen geeignet ist? Wir konsolidieren gemeinsam mit Ihnen Ihre Anforderungen und finden die für Sie ideale Lösung. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!