Mehr als nur eine digitale Personalakte: 6 Tipps für reibungslose HR-Prozesse in SAP®

Die digitale Personalakte integriert mit SAP HCM und SuccessFactors ist der zentrale Startpunkt für die Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse. Wir verraten Ihnen im Blog, wie Sie über die reine Abbildung von Personaldokumenten hinaus mit smarten Prozessen noch mehr aus Ihrer Personalakte herausholen.

Die digitale Personalakte bildet Personaldokumente und Daten zentral ab. Aber sie kann noch so viel mehr: Mit digitalen Prozessen für das Dokumentenmanagement erleben Sie einen Effizienz-Boost in Ihrer HR-Abteilung und machen den Weg frei für wertschöpfende HR-Arbeit.

Digitale Personalakte

Neue Aufgaben erfordern neue digitale Prozesse

In den Köpfen ist es schon längst angekommen: Die moderne HR-Abteilung ist maßgeblich am Unternehmenserfolg beteiligt. Sie kümmert sich um das Recruiting von neuen Talenten, entwickelt die Fähigkeiten der Mitarbeiter weiter und begleitet Digitalisierungsprojekte. In der Realität halten sich HR-Mitarbeiter jedoch leider immer noch mit wiederkehrenden manuellen und dokumentenintensiven Prozessen auf: Arbeitszeugnisse erstellen, Spesenabrechnung oder einen Vertrag auszudrucken, um dann auf die händische Unterschrift zu warten.

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Kein Durchblick im Dokumentenmanagement

Auch wenn in SAP® HCM® und SuccessFactors® HR-Prozesse wie Recruiting, Learning oder die Personalstammdaten schon digital sind, geben deutlich über die Hälfte der HR-Verantwortlichen an, die meiste Zeit gehe für operative und administrative Tätigkeiten drauf.

Was beansprucht die meiste Arbeitszeit in der Personalabteilung?

Je höher der Grad an operativer Arbeit, desto weniger Zeit bleibt für strategische Arbeit und desto weniger Zeit bleibt auch für Mitarbeiter und Führungskräfte. Dabei soll doch der Mensch im Mittelpunkt von produktiver HR-Arbeit stehen. Wiederkehrende manuelle HR-Prozesse sind nicht nur wahre Zeitfresse: Sie sind häufig auch papierbasiert und Daten und Dokumente sind schwer zugänglich, vor allem wenn Mitarbeiter mobil arbeiten. Das hat nicht zuletzt die Pandemie nochmal überdeutlich werden lassen.


Personaldokumente kommen in drei unterschiedlichen Wegen ins Unternehmen: entweder aus externen Quellen, das sind beispielsweise Bewerbungsunterlagen, die häufig schon digital vorliegen. Dokumente, wie Arbeitszeugnisse werden intern von HR-Mitarbeitern erzeugt – oft in Office-Anwendungen – oder sie werden direkt aus SAP HCM oder SuccessFactors generiert. Diese unterschiedlichen Dokumente liegen verstreut in verschiedenen Applikationen wie HCM, SuccessFactors, SharePoint oder E-Mail-Posteingängen.

Hinzu kommt der Medienbruch zwischen Papierakte und SAP-System. Dadurch suchen Mitarbeiter länger nach Informationen und Übertragungs-Fehler sind häufiger. Auch der unzureichende Schutz gegen unbefugten Zugriff ist ein wichtiger Aspekt – Stichwort DSGVO und GoBD. Das Ergebnis: Sie kommen bei der HR-Transformation hin zu einer wertschöpfenden Abteilung nicht voran.

So gestalten Sie Ihre digitale Personalakte erfolgreich

Eine digitale Personalakte bildet die Basis für Effizienz im Personalmanagement und schafft Raum für wertschöpfende Arbeit. Projekte zur Digitalisierung der HR, wie z. B. die Einführung einer digitalen Personalakte werden jedoch häufig übers Knie gebrochen, ohne dass vorher ein Konzept beschreibt, welches Ziel man damit für die HR-Abteilung verfolgt. Auf diese Weise scheitern Projekte zur HR-Transformation häufig oder die neuen Prozesse werden von den Teams nicht angenommen.

Damit Ihnen das nicht passiert, haben wir im Folgenden ein paar Tipps zusammengetragen, mit denen Sie mögliche Stolpersteine umgehen und das bestmögliche aus Ihrer digitalen Personalakte in SAP herausholen.

HR-Prozesse zu Ende digitalisieren

„Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess“, sagte bereits 2015 Thorsten Dirks, Vorstandsvorsitzender der Telefónica Deutschland Holding. Der Satz bringt perfekt auf den Punkt, dass Sie als HR-Verantwortlicher ein Konzept und ein Ziel brauchen, bevor Sie Ihr Digitalisierungsprojekt angehen. Sonst drohen halbgare, nicht zu Ende digitalisierte HR-Prozesse, die keinen Mehrwert bringen.

Negativ-Beispiele für nicht effiziente digitale HR-Prozesse:

  • Zeugniserstellungsprozess: Arbeits- und Zwischenzeugnisse werden zwar digital erstellt, müssen dann aber zur weiteren Bearbeitung und Unterschrift ausgedruckt und wieder eingescannt werden. Dadurch wird der Prozess in die Länge gezogen und ist fehleranfällig.
  • Bewerbungsprozess: Dieser läuft zwar digital ab, das Onboarding aber nicht. HR-Mitarbeiter verpassen Fristen und Zugänge zu beantragen. Infos und Ansprechpartner stehen am ersten Arbeitstag nicht bereit, was für Frust bei den neuen Talenten sorgt.
  • Spesenformular: Der Antrag zur Spesenabrechnung erfolgt in SAP bereits digital, es fehlt aber ein revisionssicheres und rechtlich konformes digitales Archiv. Der Spesenantrag muss daher vom Mitarbeiter ausgedruckt und an die Personalabteilung geschickt werden, damit die Anträge dort papierbasiert archiviert werden können. Das ist umständlich und verbraucht Platz und Ressourcen.

 

Bevor Sie eine digitale Personalakte einführen, analysieren Sie, wie Sie aktuell im Unternehmen arbeiten und welche Dokumente Sie auf welche Weise verwalten und archivieren. Weshalb besteht Handlungsbedarf? Was ist ihr eigentliches Ziel und was ist bereits umgesetzt? Halten Sie nicht an gewohnten Arbeitsweisen fest, sondern bringen Sie den Mut auf, neue Prozesse mit Ihrem Team zu gestalten.

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Tipp 1: Intelligente Scanlösungen

Eine große Herausforderung sehen Unternehmen häufig in der Digitalisierung der Bestandsakten. In Personalakten tummeln sich in der Regel eine ganze Menge Dokumente, somit kann mit den Jahren einiges an Papier zusammenkommen.

Und auch, wenn Sie trotz digitaler Personalakte noch auf eine analoge Unterschrift angewiesen sind, müssen Sie die Dokumente, die für die Unterschrift ausgedruckt werden, immer wieder neu einscannen.

Generell empfehlen wir, einen erfahrenen und zertifizierten Scan-Dienstleister dafür zu beauftragen. Experis bietet den Scanservice zum Beispiel schon direkt mit an: Von der Aktenvorbereitung über den Transport bis zum transaktionssicheren Import der Daten, die direkt in das HCM und SuccessFactors System übernommen werden . So können Sie intern Aufwände deutlich reduzieren.

Möglicher Scanprozess

  • Dokumente scannen mit einem Multifunktionsgerät
  • Temporäre Speicherung auf der Laufwerk-Ablage
  • Konvertierung zu readable PDF mit OCR-Technologie
  • Automatische Bereitstellung für den Import in die Fiori-App
  • Manuelle Indexierung in der Aktenablage

 

Tipp 2: Ergänzung der digitalen Personalakte mit digitaler Unterschrift

Ein wahrer Zeitkiller ist die analoge Unterschrift. Sie müssen nicht nur Unterlagen ausducken und wieder einscannen, oft wartet man wochenlang auf die Unterschrift, weil ein Dokument im Papierstapel auf dem Schreibtisch „verschwindet“. Der Pro-Tipp gegen Zeitverschwendung und Ineffizienz ist ein Tool für die digitale Signatur. Erfolgt die Unterschrift digital, müssen Sie nichts mehr ausdrucken, nichts geht auf dem Weg von Büro zu Büro verloren und sie haben einen kontrollierten durchgängigen Prozess, ohne Medienbrüche.

 

Tipp 3: Dokumente automatisch erstellen

Beispiele für Dokumente, die in der HR-Abteilung erstellt werden:

  • Arbeitsverträge
  • Onboarding-Dokumente
  • Feedback-Dokumentation
  • Gehaltsnachweis
  • Vertragsanpassungen
  • Zwischen- und Arbeitszeugnisse

Das manuelle Erstellen all dieser Dokumente nimmt sehr viel Zeit in Anspruch. Zusätzlich klagen HR-Mitarbeiter regelmäßig über rechtliche Unsicherheiten bei der Formulierung von z. B. Arbeitszeugnissen.

HR-Dokumente - Manuelle Aufwände im Überblick

Mit einer Lösung für die Dokumentenerzeugung erhalten Sie vorgefertigte Textbausteine, die regelmäßig aktualisiert werden. Die Personalstammdaten werden automatisch aus dem SAP HCM oder SuccessFactors übernommen und im Tool für die Dokumentenerzeugung zusammengefügt.

 

Tipp 4: Datenschutz und Zugang automatisch regeln

Unter Einbezug des SAP-Berechtigungswesens können HR-Mitarbeiter den Zugriff auf die digitale Personalakte zielgruppengerecht steuern. Personaladministration und Entgeltabrechnung greifen somit auf unterschiedliche Bereiche der Akte zu, aber auch Vorgesetzte und Mitarbeiter (MSS (Manager Self-Service)/ESS (Employee Self-Service)) können ihre jeweils berechtigten digitalen Personalakten in SAP und die berechtigten Dokumente einsehen, ohne sie kopieren oder per Mail verschicken zu müssen. So verhindern Sie die Entstehung von sog. Schattenakten, die datenschutzrechtlich sehr problematisch sind.

Vorher definierte Prozesse und Regeln der digitalen Personalakte in SAP stellen sicher, dass die Personalverwaltung Löschfristen und gesetzliche Vorgaben einhält. Damit lassen sich Compliance-Risiken und Datenschutzverstöße quasi eliminieren.

Darauf sollten Sie bei der Formulierung von Berechtigungen und Rollen achten:

  • Wer darf auf welche Teile der digitalen Personalakte in SAP zugreifen?
  • Wer darf Unterlagen scannen und bearbeiten?
  • Wie wird Führungskräften der Zugang zur Personalakte gewährt?
  • Denken Sie an Geschäftsführung und Rechtsberater, die evtl. ebenfalls Zugang benötigen.

 

Tipp 5: Digitale Personalakte per Cloud oder On Premises: Warum nicht beides?

Die digitale Personalakte als Cloud-Anwendung bietet bei einem schnellen Einstieg in die Digitalisierung eindeutig Vorteile: Kürzere Projektlaufzeiten, geringe Betriebs- und Investitionskosten, standortunabhängige Zugriffsmöglichkeiten sowie bessere Skalierbarkeit. Ihre Daten sind zudem sicher: Ausgefeilte, geografisch verteilte Backup-Systeme werden von Brand, Wasserschäden oder Einbrüchen nicht beeinflusst.

Immer mehr Unternehmen gehen zwar in die Cloud, trotz allem brauchen vor allem große Unternehmen, die heterogene IT-Landschaften haben, manchmal noch ein bisschen mehr Zeit, um die Cloud-Transformation Ihrer Personalabteilung anzugehen und wollen das Schritt für Schritt erledigen. Wenn Sie noch SAP HCM On-Premises nutzen, sich jedoch den Gang in die Cloud offenhalten möchten, wählen Sie am besten eine digitale Personalakte, welche sowohl mit HCM als auch SuccessFactors integriert werden kann, und einen Anbieter, der die SAP SuccessFactors HXM®-Suite Strategie unterstützt. Somit sind Ihre heutigen Investitionen auch zukünftig gesichert.

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Tipp 6: Setzen Sie bei der Einführung und Erweiterung Ihrer digitalen Personalakte auf einen erfahrenen Dienstleister

Wählen Sie einen Anbieter, der Ihren Anforderungen entspricht und der vor allem Services für die weitere Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse abdeckt – Stichwort Investitionssicherheit. – denn die Digitalisierung bleibt nicht stehen und es gibt gerade im Personalbereich viel Potential, um die Vorteile von digitalen HR-Prozessen auszuschöpfen.

Wichtig ist auch eine tiefgehende Expertise mit SAP-Systemen in sämtlichen Branchen. Durch die jahrelange Erfahrung mit insbesondere heterogenen IT-Infrastrukturen, versteht Experis sich als Tippgeber, Berater, Wegbereiter, Anpacker und vor allem als Partner auf Augenhöhe, der sein Kunden herstellerunabhängig und ganzheitlich begleitet.

Unser 4-fach-Service für SAP HCM und SuccessFactors:

  • Beratung: Wo stehen Sie heute und wie sehen Ihre Ziele aus?
  • Strategie: Mit welchem Fahrplan kommen Sie zum Ziel?
  • Implementierung: Welche Schritte gehen wir gemeinsam an?
  • Weiterentwicklung: Welche Workflows und Anwendungen wollen Sie als nächstes umsetzen?

Bei der erfolgreichen digitalen Transformation geht es uns mehr um den Menschen als um die Technik. Wir begleiten Ihre Projekte daher mit entsprechendem Change Management und bieten Ihnen Zugang zu hochqualifizierten IT-Experten und Projektmanagern – befristet oder in Festanstellung.

Nicht zuletzt profitieren Ihre eigenen Mitarbeiter im Unternehmen von schlanken Personalprozessen und einer effizienten Personalverwaltung. Zufriedene Mitarbeiter sprechen schließlich für Ihren unternehmerischen Erfolg.

Wann starten Sie mit Ihrer HR-Transformation? Lernen Sie uns kennen, wir unterstützen Sie gerne dabei!