Digitale Rechnungsverarbeitung kompakt erklärt

Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen besteht aus vielen verschiedenen Einzelschritten, an denen mehrere Stakeholder aus unterschiedlichen Abteilungen beteiligt sind. In aller Kürze: Auf den Rechnungseingang und die Erfassung von vielerlei Rechnungsformate in unterschiedlichen Kanälen wie E-Mail, Fax, Post, Rechnungsportal etc. folgt die formelle Prüfung, danach die fachliche Freigabe und die Vorkontierung. Im letzten Schritt werden die Daten an die Finanzbuchhaltung übergeben, damit die Rechnungssumme ausgeglichen wird. 

Naturgemäß ist manuelles Tun, an dem Menschen beteiligt sind, fehleranfällig. Zum Beispiel gerät die Kommunikation über E-Mail, Telefon oder „Zuruf über den Flur“ schnell ins Stocken, sobald ein Mitarbeiter erkrankt und keine Vertretungsregelungen getroffen wurden. Manchmal werden auch Daten, die zur Rechnungsbearbeitung in der nächsten Abteilung benötigt werden, falsch ausgefüllt. Auch dann bleibt der Prozess leicht stecken. Je größer das Unternehmen, je mehr Rechnungen verarbeitet werden und je mehr Menschen am Eingangsrechnungsprozess beteiligt sind, desto höher ist die Fehlerquote. 

Der Grund dafür ist, dass Mitarbeitende in manuellen Prozessen nicht stringent durchgeführt werden, sondern selbstständig aktiv werden müssen, um die richtigen Schritte auszuführen. Es mangelt aber oft an Wissen über die korrekten Prozessabläufe, manchmal auch an der Transparenz. Jeder, der in seinem Job ab und zu etwas mit Rechnungen zu tun hat, die Rechnungsbearbeitung aber nicht zur Routine gehört, wird sich selbst vermutlich schon mal die ein oder andere Frage gestellt haben:

• Wie geht der Prozess?
• Wo finde ich die entsprechenden Rechnungsangaben?
• Wen kann ich hier fragen?
• An wen leite ich die Rechnung weiter?
• Wie gehe ich mit Fehlern oder Ausnahmen um?
• In welcher App finde ich die korrekten Daten?
• Wer kann hier entscheiden?

Automatisierung reduziert Komplexität

Der Sinn und Zweck eines automatisierten Eingangsrechnungsprozesses ist also in erster Linie, Zeit und Fehler zu sparen und infolgedessen Kosten. Unternehmen erreichen diese Ziele, indem sie den Eingangsrechnungsprozess möglichst einfach und strukturiert gestalten, und möglichst so, dass Mitarbeitende keine Fehler machen können, weil es Ihnen im Tool nicht erlaubt wird und Ihnen die Arbeit mit der höchsten Fehlerquote abgenommen wird. Eine hohe Fehlerquote birgt zum Beispiel die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Abteilungen – per Mail, Telefon oä. Diese fällt weg, sobald die Software automatisierte Workflows beinhaltet, inklusive Funktionen für die Weiterleitung an die richtigen Ansprechpartner zur Prüfung und Freigabe, Benachrichtigungen und Erinnerungen sowie Vertretungsregelungen.

Eine gute Lösung für die digitale Rechnungsverarbeitung lässt keine Fragen offen und regelt z. B. diese Punkte:

• Klare, definierte Abläufe und Transparenz über Prozessstatus
• Eingebaute (Online-) Hilfen
• Hinterlegte Vertretungs- und Ausnahmeregelungen
• Definierte Formate und vorausgefüllte Felder
• Automatischer Workflow zur Weiterleitung an hinterlegte Stakeholder
• Automatische Ablage am richtigen Ort
• Aktives Hindeuten auf Fehler und fehlende Informationen

Damit die Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung Erfolg verspricht 

Der Erfolg von gelingender Digitalisierung und Automatisierung, die zu Ihrem Unternehmen passt, hängt von der Gestaltung Ihrer Prozesse ab; dann von den Bedürfnissen und Erwartungen Ihrer Mitarbeiter, zum Beispiel an eine intuitive und einfache Handhabung der Tools und zuletzt von der Auswahl der Software und wie Sie diese in Ihre Bestandsysteme integrieren. Entscheidend ist, wie Prozesse ineinandergreifen und einzelne Schwächen die gesamte Unternehmensleistung beeinflussen können. Es geht schließlich darum, eine Ausgewogenheit zwischen Produktivität und Verwaltung herzustellen und zu halten.

Was Sie für eine erfolgreiche Digitalisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung beachten sollen, haben wir kompakt in einer Infografik zum freien Download für Sie zusammengefasst. Sie können diese für eine erste Gesprächsgrundlage in Ihrem Unternehmen verwenden.

Klicken Sie auf das Bild, um die gesamte Infografik zu sehen:

Experis setzt den Grundstein für Ihren effizienten Beschaffungsprozess und begleitet Sie bei Ihrer Geschäftsentwicklung mit der Gestaltung Ihrer Prozessdigitalisierung. Gerne kommen wir an jedem Punkt Ihrer Reise hinzu. Je früher Experis in den Prozess einsteigt, desto besser können wir Sie unterstützen. Darum zögern Sie nicht, uns gleich zu Beginn Ihrer Überlegungen, z. B. für eine Mehrwertdiskussion, zu kontaktieren.