PMO (Project Management Office) in 5 Schritten aufbauen

Das Problem: Jeder Fachbereich kocht sein eigenes Projekt-Süppchen – und niemand behält das große Ganze im Auge. Anstatt gemeinsam und koordiniert auf ein großes Unternehmensziel hinzuarbeiten, bricht Chaos aus:

• Die einzelnen Projekte stehlen sich intern die Ressourcen.
• Es fehlt der Überblick, wie die jeweiligen Projekte logisch und zeitlich ineinandergreifen.
• Die Prioritäten in der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit sind nicht klar gesetzt.
• Niemand weiß, welches strategische Vorgehen nun bindend gilt und wer bei der Projektplanung das letzte Wort hat.

Überschrittene Deadlines, überzogene Budgets und mangelnde Zuständigkeiten sind die Folge. Sie lähmen die Geschäftsperformance und stören die Employee Experience empfindlich.

Die Lösung: Führen Sie ein Project Management Office (PMO) als zentrale Koordinationsstelle für Projekte ein.

Was ist ein Project Management Office (PMO)?

Unter einem Project Management Office (PMO) versteht man eine interne Abteilung oder eine externe Stelle, die alle Projekte des Unternehmens verantwortet, überwacht und unterstützt. Das PMO standardisiert das interne Projektmanagement und führt Best Practices ein.

Das PMO agiert funktionsübergreifend als zentrales Support-Team. Es sieht sich dabei keineswegs wie häufig befürchtet als unliebsame Kontrollinstanz, die den Mitarbeitenden zusätzliche Steine in den Weg legt.

Vielmehr fungiert es als hilfreicher Dienstleister für die Stakeholder. Das gemeinsame Ziel: Projektarbeit einfacher gestalten und Projekte durch planvolle Koordination rascher und kostengünstiger ans Ziel führen.

Internes vs. externes PMO

PMO können sowohl innerhalb der Unternehmensstruktur als auch außerhalb bei einem externen Anbieter angesiedelt sein.

• Internes PMO: Sie gründen eine weitere Abteilung in Ihrem Unternehmen und besetzen sie mit bestehenden wie neu rekrutierten Mitarbeitenden. Im Organigramm ist das PMO oft sehr hoch als Stabsstelle aufgehängt. Ihr Vorteil: Sie kontrollieren das PMO selbst und können es für eine langfristige Unterstützung aufbauen. Das kostet natürlich Zeit. Aber das interne PMO ist auch für eine kleinteilige Durchführung von Vorgaben zur Stelle.
  
  
• Externes PMO: Sie beauftragen eine externe Instanz wie zum Beispiel eine Unternehmensberatung oder eine PMO-Agentur damit, die grundlegende Standardisierung und Koordination vorzunehmen. Ihr Vorteil: Das PMO ist sofort und ohne weiteres Investment einsatzbereit. Dafür ist diese Unterstützung oft nur temporär.

Welche Aufgaben hat ein PMO-Manager?

Im PMO arbeiten Projektmanager als funktionsübergreifende Partner und strategische Berater der Projektleitung. Ihr Aufgabengebiet ist zweigeteilt: Zum einen legen sie im Backoffice die Projektprozesse fest und definieren Guidelines, die für alle Abteilungen gelten. Sie schaffen also die nötige Struktur, innerhalb derer Projekte umgesetzt werden.

Im operativen Tagesgeschäft kümmern sich die PMO-Manager darum, dass die definierten Richtlinien auch umgesetzt werden. Sie sind immer dann vor Ort, wenn ein neues Projekt eingeplant werden soll, heikle Projektschritte anstehen oder eine Krise am Horizont auftaucht. Im PMO laufen alle Fäden zusammen: Die Verantwortlichen dort stimmen die einzelnen Projekte ab, betten sie in die Gesamtstrategie ein und teilen Ressourcen zu.

Außerdem fällt die kontinuierliche Betreuung und Aufrechterhaltung der Projektstandards in ihr Aufgabengebiet. Vorgaben müssen laufend aktualisiert, erprobte Vorgehensweisen weiter standardisiert werden. Auch Schulungen der Mitarbeitenden fallen regelmäßig an.

Auf einen Blick: Das macht ein PMO-Spezialist

• Koordination einzelner Projekte
• Entwicklung von Projektstandards und PM-Strategien
• Planung des Projektportfolios und der verfügbaren Ressourcen
• Priorisierung und Ressourcenverteilung
• Schulung der Projektmitarbeiter

Das macht ein PMO-Manager

• Projektkoordination, um Doppelarbeit und unnötigen Aufwand zu reduzieren
• Entwicklung effizienter Projektstandards und PM-Strategien für Projekterfolg und Compliance
• Entwicklung mehrjähriger Portfoliopläne, um die strategische Ausrichtung und Finanzplanung zu verbessern
• Unterstützung der Projektpriorisierung und Ressourcenzuweisung zur Maximierung von Wirkung und ROI
• Entwicklung von PMO-Fähigkeiten, einschließlich Servicekatalog, Roadmap und Tools
• Schulung von Projektmitarbeitern in Prozessen und Best Practices zur Verbesserung der Effizienz von Projektteams
• Werbung für das PMO, seine Dienstleistungen und bewährte PM-Praktiken

Wozu braucht man ein PMO?

Nicht jedes Unternehmen braucht ein PMO. In kleineren Firmen etwa fällt die Abstimmung noch so leicht, dass zu viele Vorgaben den Flow eher hemmen als fördern. Auch in Bereichen, in denen weniger Druck herrscht und kleinere Unstimmigkeiten weniger ins Gewicht fallen, ist der Nutzen des PMO beschränkt.

Unterziehen Sie die Kosten-Nutzen-Analyse einer genauen Prüfung! Die folgenden Vorteile eines PMO machen sich vor allem in mittleren bis großen Unternehmen bemerkbar, die sich täglich einer Vielzahl von Projekten gegenübersehen.

Mehr Effizienz und Flow in der Projektarbeit

Bei Ihren Projekten geht nichts vorwärts? Dann könnte es sein, dass die Produktivität Ihrer Teams irgendwo zwischen fehlenden Standards und mühsamen Abläufen verpufft. PMO legen Projektmanagementstandards, Projektmanagementmethoden und Richtlinien fest, die Teams Orientierung bieten. Gut definierte Standard-Prozesse, -Frameworks und -Tools lassen weniger Raum Interpretation. Eine höhere Effizienz sowie ein reibungsloser Workflow sind die positiven Ergebnisse.

Besseres Alignement durch strategische Ausrichtung

Das PMO baut eine Brücke zwischen den einzelnen Fachbereichen und gibt die gemeinsame Marschrichtung vor. Es schafft ein gemeinsames Verständnis für die Strategien, Prozesse und Aufgaben und richtet alle Maßnahmen an den übergreifenden Unternehmensziele aus.

Als zentrale Koordinations- und Kommunikationsstelle gibt das PMO Entscheidungen zu Projekten an die Stakeholder weiter und führt Geschäftsbereiche an strategisch sinnvollen Punkten zusammen. Das schafft günstige Rahmenbedingungen für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.

Optimiertes Zeitmanagement

Timing ist alles, wenn es um das Projektmanagement geht. Mit einem PMO steigen die Chancen, dass Sie Ihren Zeitplan einhalten und keine Frist versäumen.

• Das PMO behält den Überblick über alle laufenden Projekte, legen Fristen fest und terminieren wichtige Daten innerhalb des Prozesses.
• Der PMO-Manager legt fest, wie viel Zeit für einzelne Projektschritte aufgewendet werden sollte.
• Werden Deadlines gerissen oder Projekte neue priorisiert, fällt dem PMO die Neuplanung des Terminkalenders und die abteilungsübergreifende Terminabstimmung zu.

Vorteilhaftes Ressourcenmanagement

Budget, Personal, Material – das sind in der Regel die (knappen) Ressourcen, aus denen erfolgreiche Projekte bestehen. Mit einem PMO heben Sie Ihre Kapazitäts- und Ressourcenplanung auf ein professionelles Level und stellen sicher, dass die jeweiligen Ressourcen zum entscheidenden Moment vorhanden sind.

So bauen Sie in 5 Schritten ein PMO auf

Sie sind von den Vorteilen überzeugt und wollen ein PMO für Ihr Unternehmen etablieren? Folgendes sollten Sie dabei beachten:

• Begleiten Sie jede Phase dieses Projekts mit Chance Management. PMO haben häufig mit Akzeptanzproblemen zu kämpfen. Diesen beugen Sie vor, wenn relevante Mitarbeitende von Beginn an in das Wer, Was und Wieso eingebunden werden.
• Die Next Level PMO-Studie von Deloitte zeigt: Ein PMO sollte maßgeschneidert sein, um effektiv unterstützten zu können. Nehmen Sie sich also die Zeit, ein genau auf Ihre Bedürfnisse ausgelegtes PMO zu designen und es laufend anzupassen. Lassen Sie sich dabei im Zweifel von unseren PMO-Experten beraten.
• Binden Sie das PMO in bestehende Unternehmenssoftware ein, um eine volle Integration der Daten zu erreichen. • Stellen Sie sicher, dass das PMO vom obersten Management aktiv befürwortet und gefördert wird.

Schritt-für-Schritt zum PMO

1. Evaluieren Sie den Status Quo des Projektmanagements:
   - Wie arbeiten die Teams aktuell?
   - Was für Prozesse gibt es bereits in den einzelnen Teams? Welche funktionieren, welche haken
   - Welche Projekte laufen gerade, welche kommen bald hinzu? Erstellen Sie eine möglichst vollständige Projektliste.
   
   
2. Legen Sie individuelle Ziele für Ihr PMO fest und entwickeln Sie ein Konzept.
   - Führen Sie eine Stakeholder-Analyse durch: Was wünschen und erwarten die Interessensgruppen
   - Stellen Sie mit den Ergebnissen aus Schritt 1 und der Stakeholder-Analyse einen Soll-Ist-Vergleich an: Was fehlt, was muss das PMO leisten?
   - Integrieren Sie das PMO so in die Organisationsstruktur, dass es aktive Durchgriffsrechte hat.
   
   
3. Treffen Sie nötige Vorbereitungen
   - Kommunizieren Sie die PMO-Ziele im Unternehmen.
   - Begegnen Sie Fragen und Zweifeln.
   - Bilden Sie Ihr PMO-Personal aus.
   
   
4. Implementieren Sie das PMO
   - Starten Sie zunächst mit wenigen Aufgabenfeldern.
   - Werten Sie die Ergebnisse aus und nehmen Sie Verbesserungen vor.
   
   
5. Überführen Sie das PMO in den Regelbetrieb
   - Weiten Sie nun die Aufgabenfelder und Befugnisse Stück für Stück aus.
   - Beginnen Sie frühzeitig mit der laufenden Optimierung.