5 Onboarding-Tipps für Remote IT-Mitarbeiter

Herausforderungen des Onboardings neuer IT-Mitarbeiter im virtuellen Team

Gelungenes Onboarding macht „die Neuen“ mit Arbeitsgeräten bekannt, mit Methoden und Prozessen, mit Aufgaben und Erwartungen, mit der Firmenkultur und natürlich den angestammten Kollegen. All das ist für beide Seiten spannend, doch eine Herausforderung – die noch wächst durch den Umstand, dass in IT-Abteilungen längst gängig ist, woran sich andere erst durch Corona gewöhnt haben: Remote-Work, also Arbeiten im Homeoffice, im Co-Working Space, mobil von unterwegs.

Denn wie werden frisch Angestellte in ein virtuelles Team integriert, wenn der Austausch lediglich online stattfindet? Software, Kommunikations-Tools, gemeinsame Arbeitsplattformen werden gestellt; sie sind Werkzeuge, ihre Handhabung ist erlernbar. Die eigentlich wichtigen und mit Unsicherheit behafteten Themen sind andere.

Neue Mitarbeiter wollen vor allem wissen,

• welche Arbeitsleistung von ihnen erwartet wird,
• wie Hierarchien gestaltet sind,
• was in ihren Verantwortungsbereich fällt,
• wie sehr Eigeninitiative gewünscht ist,
• wer Ansprechpartner bei Problemen oder Anregungen ist – und Ähnliches mehr.

Remote-Worker können sich nicht an Kollegen orientieren. Der informelle, doch erhellende Plausch in Teeküche oder am Snack-Automaten entfällt. Damit der Onboarding-Prozess in dieser Hinsicht dennoch gelingt, hier einige Tipps.

So gelingt das Remote-Onboarding fürs IT-Team: 5 Tipps

1. Sorgen Sie für ein freundliches Warm-up

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit, dennoch erwähnenswert: Bereiten Sie Ihr Team auf die Ankunft des Neuzugangs vor – und zwar, bevor er an Bord kommt. Eine Zusammenfassung seiner bisherigen Tätigkeit ist sinnvoll, vor allem aber eine Skizze, welche Position er einnehmen wird und welche Aufgaben und Verantwortungen ihm aus welchem Grund übertragen werden.

Am ersten Arbeitstag ist ein virtuelles Willkommens-Meeting Pflicht. Stellen Sie die neue IT-Kraft vor und bitten Sie um eine Selbstbeschreibung. Ermuntern sie jeden im Team, sich seinerseits bekannt zu machen. Damit ist noch keine Garantie für die erfolgreiche Zusammenarbeit gegeben, aber ein erstes „Beschnuppern“ ermöglicht.

2. Definieren Sie Erwartungen

Eine der größten Unsicherheiten neuer Mitarbeiter betrifft die Arbeitsleistung: Welche Schlagzahl ist in einem Unternehmen üblich und woran wird Erfolg bemessen? Nehmen Sie Druck vom Kessel. Überantworten Sie zunächst ein überschaubares Projekt und erläutern Sie dabei auch, welches Budget und welche Ressourcen dafür eingeplant sind. Kündigen Sie jetzt bereits an, dass Sie regelmäßig Feedback geben werden und Ihrerseits offen für Rückmeldungen sind.

Stress reduzieren Sie, indem Sie eine detaillierte Checkliste der zu leistenden Arbeit mitliefern. Individuelle Kennzahlen für die erste Woche, den ersten Monat, das erste Quartal der Tätigkeit geben weitere Orientierung. Beachten Sie dabei die besondere Situation: Neuzugängen ermangelt die Routine, die der Rest Ihres Teams bereits erworben hat.

3. Klären Sie die Stellung des neuen Teammitglieds

Nicht nur der Neuzugang, auch die Abteilung möchte schnellstmöglich wissen, welche Rolle er im Unternehmen einnimmt. Gewährleisten Sie den gleichberechtigten Zugang zu allen Team-Meetings und fordern Sie die Teilnahme ein. Widerstehen Sie der Versuchung, beispielsweise dringliche Treffen aus Effizienzgründen lediglich mit der Kernmannschaft zu bestreiten. Angeraten sind vielmehr wöchentliche, gegebenfalls tägliche Meetings mit allen. Besprochen werden sollte der Ist-Zustand von Projekten, ihre Bewertung und das weitere Vorgehen.

Jede IT-Fachkraft soll und will die Möglichkeit haben, über aktuelle Projektentscheidungen informiert zu sein und gegebenenfalls eigenen Input zur Lösung zu liefern. Signalisieren Sie von Anbeginn, dass die Dauer der Firmenzugehörigkeit in dieser Hinsicht kein Kriterium darstellt. Alle Vorschläge sind willkommen. Produktive Zusammenarbeit entsteht dann, wenn jeder im Team um die Stärken, Kreativität, Zuverlässigkeit aller anderen weiß. Geben Sie neuen Mitarbeitern die Chance und die Aufgabe, sich zu positionieren.

4. Bestimmen Sie einen „Job-Kumpel“

Während der Arbeit im Büro finden neue Mitarbeiter schnell selbst heraus, wer ein offenes Ohr für Rückfragen hat, wer Geduld für Erklärungen aufbringt, wer auf derselben Wellenlänge funkt. Im Remote-Team entfällt der persönliche Kontakt, der für dieses informelle Kennenlernen Voraussetzung ist.

Daher sind Sie gefragt. Sie kennen ihr Team am besten. Bitten Sie einen geeigneten Mitarbeiter, in den ersten Wochen oder Monaten Mentor der neuen Kraft zu sein. Nichts schafft beim Onboarding mehr Vertrauen, als der Rat eines erfahrenen Praktikers, der auch zu Rückfragen ermutigt. Die meisten IT-Aufgaben kann man x-mal theoretisch durchdeklinieren, wirklich verinnerlicht hat man sie erst nach eigener Durchführung. Ein Routinier, der darin unterstützt, gibt schnell Sicherheit.

Auch das Unternehmen profitiert, wenn es dem Ausbilderprinzip folgt und die Einarbeitung durch Vormachen, definierte Arbeitsaufträge, Anwendungsbeispiele oder auch kleine Minilektionen zum Selbststudium flankiert. So lassen sich gute Ergebnisse sicherstellen. Vergessen Sie nicht, den Mentor in der Einlernzeit von anderen Aufgaben zu entlasten.

5. Laden Sie zum Feedback ein – nein, fordern Sie es

Ermutigen Sie neue Mitarbeiter, die geglückten und die verbesserungswürdigen Aspekte des Onboardings zu benennen. Planen Sie hierfür regelmäßige Intervalle und hören Sie sehr genau zu. Niemand kann Ihnen detaillierter schildern, woran das Einlernen gegebenenfalls noch hapert, als jemand, der mitten im Prozess steckt.

Haben Sie keine Scheu vor kritischer Resonanz. Die Informationen, die Sie jetzt erhalten, sind die wertvollsten Bausteine zur Verbesserung künftiger Onboarding-Prozesse.

Remote-Onboarding: Schaffen Sie Gelegenheit zum „analogen“ Miteinander

Zum Schluss eine Empfehlung: Wenn es zeitlich und räumlich machbar ist, organisieren sie ein reales Treffen der gesamten Abteilung. Nicht, um die Arbeit fortzusetzen, sondern um sich privat auszutauschen. Ein Abendessen, ein Betriebsausflug, eine Party nach einem erfolgreichen Projekt geben dazu Gelegenheit. Persönliche Kommunikation ist für den Team-Zusammenhalt durch nichts zu ersetzen.

Wenn das nicht geht, führen Sie kleine Rituale in den Remote-Arbeitsalltag ein. Das kann ein Online-Game sein, ein spielerischer Hackathon oder einfach das freitägliche Feierabendbier vor der Webcam. Dazu ein kleiner Fingerzeig: Beizeiten ist es für Angestellte ganz erfrischend, wenn Chefs nicht bei jedem Treffen mitmischen...

Vor dem Onboarding steht natürlich die das erfolgreiche Finden und Rekrutieren von IT-Talenten. Gerne beraten und unterstützen wir Sie dabei, die passenden IT-Fachkräfte für Ihr Unternehmen zu finden. Kontaktieren Sie uns - wir freuen uns auf Ihre Anfrage!