Wie nutzt man eine RACI Matrix im Projektmanagement?

Was ist eine RACI-Matrix?

Die Funktion einer RACI-Matrix besteht darin, Verantwortlichkeiten im Projektmanagement für alle Projektbeteiligten eindeutig festzulegen. Zu diesem Zweck wird zu Beginn eines Projekts eine Zuständigkeitsmatrix angelegt – manchmal wird diese auch als RACI-Chart oder RACI-Modell bezeichnet.

Diese Matrix besteht aus zwei Achsen: In die waagerechte Achse (x-Achse) werden die am Projekt beteiligten Personen oder Funktionen eingetragen, in die senkrechte Achse (y-Achse) kommen die Aufgaben oder Aufgabenbereiche, die im Projekt erfüllt werden müssen. Auf diese Weise entsteht eine zweidimensionale Matrix aus Personen/Funktionen und Aufgaben/Aufgabenbereichen. In diese Matrix – also die Felder, in der sich Personen/Funktionen und Aufgaben/Aufgabenbereichen kreuzen, tragen Sie die jeweilige Art der Verantwortlichkeit ein.

Der Begriff der RACI-Matrix ist ein englischsprachiges Akronym. Die vier Buchstaben R,A,C,I stehen für vier Arten von Verantwortlichkeit, die in einem Projekt entstehen können.

Das sind:

• R = Responsible: Wer hat die Durchführungsverantwortung für eine konkrete Aufgabe oder einen Aufgabenbereich innerhalb des Projekts inne? Das kann zum Beispiel die Bestellung von Materialien bei Lieferanten sein. Dabei muss die betreffende Person oder Funktion die Aufgabe nicht zwingend selbst ausführen, sondern kann diese auch in der Unternehmenshierarchie an Untergebene delegieren. Wichtig: In der Matrix steht immer die verantwortliche Person oder Funktion.
  
  
• A = Accountable: Wer hat die rechtliche oder kaufmännische Aufgabenverantwortung? Die entsprechende Person oder Funktion steht in der Unternehmenshierarchie in der Regel über R oder ist mit R identisch. Typische Rollen von A bestehen darin, Budgets zu genehmigen sowie Kosten, Rechnungen oder Mitarbeiterstunden freizugeben.
  
  
• C = Consulted: Unter C fallen Personen oder Funktionen, die im Projekt beratend tätig sind und bei bestimmten Aufgaben hinzugezogen werden müssen. Das kann zum Beispiel ein externer Spezialist sein, der hier eine fachliche Prüfung durchführen muss.
  
  
• I = Informed: Wer muss über bestimmte Projektstände informiert werden? Dabei kommen zwei Funktionsbereiche infrage: Personen oder Funktionen, die aufgrund ihrer hierarchischen Rolle im Unternehmen regelmäßig zu informieren sind. Das kann zum Beispiel die Geschäftsleitung sein. Oder Personen, die aufgrund von prozessualen Abhängigkeiten in Kenntnis gesetzt werden müssen. Das kann zum Beispiel für abhängige Gewerke gelten.

RACI-Chart im Projektmanagement: In vier Schritten zu mehr Transparenz

In diesem Teil erläutern wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine RACI-Matrix in kurzer Zeit für Ihr Projekt erstellen.

1. Beginnen Sie damit, dass Sie die Namen der beteiligten Personen oder deren Funktionen in die obere waagerechte x-Achse der Matrix eintragen. Bei Projekten, in denen eine klare Trennung zwischen Funktionen und Personen besteht, bietet es sich an, hier die Namen der Beteiligten einzutragen. Wenn sich Personen und Funktionen überschneiden, weil eine Person mehrere Rollen im Projekt ausfüllt, sollten Sie sich hier jedoch für die Funktion entscheiden. Das ist oftmals besonders bei kleinen Projekten mit wenigen Beteiligten der Fall.
   
   
2. Im zweiten Schritt füllen Sie die linke Spalte aus. Hier listen Sie alle Aufgaben oder Aufgabenbereiche auf, die für das Projekt relevant sind. Versuchen Sie bei der Auflistung der Aufgaben einen guten Mix aus Detailtiefe und Übersichtlichkeit zu finden. Beachten Sie dabei: Legen Sie Aufgaben zu feingranular an, wird die RACI-Matrix eventuelle zu unübersichtlich. Deshalb ist es oft sinnvoll mit weniger Aufgaben zu beginnen und diese später gegebenenfalls weiter zu differenzieren.
   
   
3. Im dritten Schritt füllen sie die Matrix aus. Dazu bedienen sie sich der zuvor erläuterten RACI-Logik. Es reicht, wenn Sie in das betreffende Feld des RACI-Charts einfach den Anfangsbuchstaben einer der vier Verantwortlichkeitstypen eintragen. Hierzu einige wichtige Hinweise:
   
   - Nicht jedes Feld muss zwingend ausgefüllt werden.
   - Pro Aufgabe sollte es nur ein A, also eine Person oder Funktion geben, die „accountable“ ist.
   - Pro Aufgabe muss es immer mindestens ein R geben, also eine Person oder Funktion, die für diese Aufgabe „responsible“ ist.
   - Sind A und R identisch, tragen sie nur ein A in die Zeile ein. Denn A steht in der Verantwortung über R.
   - Für C und I gibt es keine Beschränkungen.
   
   
4. Nachdem sie das RACI-Chart erstellt haben, sollten Sie es mit allen Projektbeteiligten durchsprechen. Stellen Sie Ihnen die Verantwortlichkeitsmatrix in einem kurzen Meeting vor und arbeiten Sie gegebenenfalls das Feedback in die Matrix mit ein.

Wie Sie ein RACI-Diagramm erweitern können

Die Aufteilung einer Verantwortungs- oder Zuständigkeitsmatrix nach der RACI-Logik ist für viele Projekte sehr sinnvoll. Wenn sie jedoch merken, dass die vier Zuständigkeitsbereiche nicht mit ihrem Projekt übereinstimmen, können Sie diese auch abändern. Haben Sie in Ihrem Projekt keine Rolle, die mit C übereinstimmt, lassen sie diese einfach weg. Aus der RACI- wird dann eine RAI-Matrix.

Das gleiche gilt, wenn Sie im Projektmanagement feststellen, dass Sie mehr Rollen benötigen, als durch RACI abgedeckt werden. In diesem Fall fügen sie diese einfach der Matrix hinzu oder ersetzen einzelne Rollen.

Die RACI-Matrix ist ein erster Schritt für erfolgreiche Projekte. Wenn Sie Unterstützung bei Ihren IT-Projekten benötigen, sind wir gerne Ihr Ansprechpartner. Stellen Sie jetzt Ihre Anfrage an uns!