Was ist ein Personal­informations­system (HRIS)?

Keine Frage: an der Digitalisierung von Geschäfts­prozessen führt für die meisten Unternehmen kein Weg mehr vorbei. Beim Personalmanagement kommt dabei ein so genanntes Personal­informations­system, kurz PIS oder im Englischen HRIS (Human Resources Information System), zum Einsatz.

Was ist ein Human Resources Information System (HRIS)?

Ein Personal­informations­system ist eine integrierte digitale Software­lösung für eine daten­gestützte Verarbeitung von Mitarbeiter­informationen. Den Kern des HRIS bildet eine Daten­bank, in der alle betreffenden Informa­tionen als strukturierte Daten hinter­legt sind. Diese Daten können entweder auf einem lokalen Server im Unter­nehmen oder im Cloud­speicher eines HRIS-Anbieters oder Hosting-Dienst­leisters abgelegt werden.­

Das Personal­management greift über das Software-Frontend des HRIS auf diese Daten zu. Je nach Funktions­umfang beinhaltet das HRIS dazu verschiedene Module und Applikationen, mit denen Mitarbeiter­daten gespeichert, abgerufen, ausgetauscht, analysiert und archiviert werden können.

Welche Vorteile hat ein HRIS?

Die Leistungs­fähigkeit eines Personal­informations­systems hängt im Einzelnen natürlich vom Aufbau eines konkreten Systems ab, wie sie auf dem Markt für HR-Software und ERP-Systeme angeboten werden. Ganz grund­sätzlich lassen sich jedoch einige Vorteile anführen, die mit der Einführung eines HRIS in der Unter­nehmens­praxis verbunden sind:

• Zentralisierung von Mitarbeiter­daten.
  Im HRIS liegen alle Mitarbeiter­daten an einem Ort. Das vereinfacht zahlreiche Prozesse, die mit diesen Daten verbunden sind.


• Standardisierung von Prozessen.
  Mit einem HRIS digitalisieren Sie nicht nur Ihre Personal­prozesse. Mit Einführung eines solchen Systems lassen sich zugleich alle Prozesse rund um die HR verein­heitlichen und in standardi­sierte Abläufe überführen.


• Mehr Rechts­sicherheit.
  Gerade im HR-Bereich gibt es sehr viele rechtliche Vorgaben, die Unter­nehmen einhalten müssen. Die meisten HRIS verfügen über Möglich­keiten, mit denen die Einhaltung von Compliance-Vorgaben – von Betriebs­verein­barungen bis zum Daten­schutz – zum Prozess­standard wird.


• Automatisierung von Workflows.
  Personal­informations­systeme digitali­sieren nicht nur die Daten­speicherung, sie ermöglichen auch die Auto­matisierung zahl­reicher Prozesse oder Teil­prozesse, die früher manuell erledigt werden mussten. Das beginnt mit der Erfassung und Ablage von Daten, reicht über deren Auswertung und endet bei ihrer Archivierung.


• Mehr Zeit für produktive HR-Arbeit.
  Durch die Digitali­sierung und Automati­sierung einfacher Aufgaben im HRIS hat die HR-Abteilung mehr Zeit, um sich den wirklich wichtigen Dingen im Personal­management zuzuwenden – sei es die Entwicklung von Personal­strategien oder das Recruiting.


• Bessere Einbeziehung der Mitarbeitenden.
  Ein HRIS lässt sich sehr einfach mit sogenanntem Mitarbeiter-Self-Service kombinieren, die den Mitarbeitenden einen eigenen Zugriff auf Ihre eigenen Daten im Personal­system ermöglichen. Das nimmt der HR auf der einen Seite Arbeit ab, auf der anderen Seite erhöht es die Zufriedenheit aller Mitarbeitenden, da sie einfacher und flexibler zum Beispiel persönliche Angaben ändern oder Dokumente abrufen können.


• Rationalisierung des Personal­managements.
  Die zentrale Speicherung aller Mitarbeiter­daten im Personal­informations­system ermöglicht eine schnelle und einfache Aufstellung von Kenn­zahlen, die mit dem Personal­management verbunden sind. Auf diese Weise wird die HR von der Black Box zu einer modernen Geschäfts­einheit.

So wählen Sie das richtige HRIS aus

Mittelfristig gibt es für große und mittlere Unter­nehmen kaum einen Grund, das Personal­management nicht zu digitalisieren. Allerdings sollten Sie wissen, dass die Einführung eines Personal­informations­systems einer guten strategischen Planung bedarf. Schließlich gibt es auf dem Markt viel hoch­wertige Anbieter mit ausgereiften Lösungen und Ihre Aufgabe besteht darin, die Lösung zu finden, die zu Ihrem Unter­nehmen passt.

Dabei sollten Sie bedenken: Haben Sie sich erst einmal für eine Lösung entschieden, sind Sie an diese für längere Zeit gebunden. Denn ein System­wechsel ist in der Regel mit hohen direkten und indirekten Kosten verbunden. Damit es erst gar nicht zu diesem Fall kommt, sollten Sie einem festen Fahrplan folgen, der Sie zum für Sie richtigen System führt:

Das richtige HRIS auswählen in 6 Schritten

1. Stellen Sie ein inter­diszipli­näres Projekt­team zusammen.
   Die Auswahl eines HRIS sollte keine Ein-Personen-Show sein. Achten Sie stattvdessen darauf, gleich zu Beginn mit einem Projektteam zu arbeiten, das Knowhow aus verschiedenen Geschäfts­feldern vereint. Dazu zählen neben dem Personal­wesen die IT sowie alle Abteilungen – wie zum Beispiel Finance oder Recht –, die Prozess-Schnitt­stellen zur HR aufweisen. Häufig kann es auch Sinn machen, externes Experten­wissen in den Auswahl­prozess einzu­beziehen.


2. Setzen Sie Ihr Budget fest.
   Beachten Sie dabei, dass die Einführung eines HRIS keine einmalige Investition ist, sondern mit laufenden Kosten für Software­lizenzen, Daten­speicherung und Wartung verbunden ist.


3. Machen Sie eine Bestands­aufnahme des Status Quo.
   Nach dem Kickoff sollte das Projektteam zunächst die Lage in Ihrem Unter­nehmen erfassen. Bilden Sie bestehende Workflows und Prozesse ab, die mit dem Personal­management zusammen­hängen, und eruieren Sie die digitale Infra­struktur in Ihrem Unter­nehmen, in die das HRIS eingepasst werden muss.


4. Definieren Sie Ihre Bedürfnisse.
   Wenn Sie wissen, wo Ihr Personal­management und Ihre IT derzeit stehen, können Sie eine Vision entwickeln, was Sie von der Digitali­sierung des Personal­manage­ments erwarten: Welche Aufgaben und Funktionen soll die Software abdecken? Wie soll sie technisch beschaffen sein? Welche Schnitt­stellen werden benötigt?


5. Erstellen Sie eine Checkliste.
   Wenn Sie Ihre Bedürfnisse sehr weitreichend kennen, können Sie mit gutem Gewissen im Projektteam eine vorläufige Checkliste mit den genaueren Anforderungen erstellen, die ein HRIS für Ihr Unter­nehmen erfüllen muss.


6. Vergleichen Sie die Anbieter auf dem Markt.
   Er jetzt lohnt es sich, einen genaueren Blick auf die Anbieter am Markt zu werfen und Angebote einzuholen, Gespräche zu führen sowie Preise und Features zu vergleichen.