5 Lösungen, mit denen Sie die größten Hürden auf dem Weg zum Digital Workspace meistern

Sie möchten ein mobiles Arbeitsplatzkonzept auf die Beine stellen? Dann haben Sie ein spannendes Projekt voller Chancen und Herausforderungen vor sich. Bestimmt sehen Sie schon vor Ihrem inneren Auge, wie die Mitarbeiter Ihres Unternehmens in naher Zukunft auf völlig neue Weise kommunizieren und zusammenarbeiten werden.

Doch zwischen Ihnen und Ihrer Vision des grenzenlosen Arbeitsplatzes liegen noch einige technische und organisatorische Hürden, die es zu überwinden gilt. Die „Schwergewichte“ unter ihnen stellen wir Ihnen im Folgenden vor.

Erfahren Sie in diesem Artikel:

  • Auf welche 5 Hürden Unternehmen bei Implementierung und Betrieb eines Digital Workspace am häufigsten treffen
  • Wie Sie sich bereits bei der Planung des virtuellen Arbeitsplatzes darauf vorbereiten
  • Mit welcher Lösungsstrategie Sie diese Hürden spielend nehmen

Gewusst wie: So überwinden Sie die größten Hürden bei der Umsetzung Ihres Digital Workspace

In unserer Arbeit erleben wir immer wieder, wie sich Unternehmen bei der Entwicklung eines mobilen Arbeitsplatzes von Fragestellungen abschrecken lassen, auf die sie aus Mangel an Erfahrung keine adäquaten Antworten finden können. Lassen Sie sich nicht beirren! Mit dem nötigen Wissen und etwas Hilfe von extern begegnen Sie der Herausforderung Digital Workspace souverän.

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Der Praxisguide für IT-Verantwortliche: Wie Sie digitale Arbeitsplätze sicher einrichten und betreiben, erfahren Sie in unserem praktischen Ratgeber.

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Die Herausforderung: 
„Überall liest man von Hacker-Attacken auf Unternehmen. Wie können wir unseren Digital Workspace daten- und cybersicher gestalten?"

Die Lösung: 

1. Ihr Digital Workspace braucht ein zuverlässiges Sicherheitskonzept vom Profi

Zahlreiche mit dem Unternehmensnetzwerk verbundene Geräte? Einfacher, ortsunabhängiger Zugriff auf Informationen? Da klingeln bei jedem IT-Sachverständigen zu Recht die Alarmglocken. Unsachgemäß gestaltete Digital Workspaces stellen ein erhebliches Sicherheitsrisiko für Ihr Unternehmen dar.

Damit Ihre Mitarbeiter beim mobilen Arbeiten nicht ungewollt Cyber-Kriminellen Tür und Tor öffnen, sollten Sie eine Kollaborations- und Kommunikationsplattform nur mit solidem Sicherheitskonzept betreiben.

Herkömmliche Sicherheitskonzepte für den physischen Arbeitsplatz nehmen das lokale Netzwerk und seine Umgebung in den Fokus. Dieser Ansatz funktioniert in einer digitalen Umgebung nicht mehr. Stattdessen schützen Sie Ihren Digital Workspace mit dedizierten Sicherheitslösungen, indem Sie

  • die zugelassenen Nutzer-Identitäten absichern, etwa durch eine 2-Faktor-Authentifizierung
  • bei Ihrem Cloud-Anbieter auf anerkannte Zertifizierungen und sichere Rechenzentren achten
  • Sicherheitstools integrieren, die die Einhaltung der DSGVO sicherstellen
  • auf die Sicherheitsinfrastruktur und -verfahren eines etablierten Anbieters zurückgreifen

Minütlich entstehen neue Viren und entwickeln Hacker neue Methoden, die für Sie zur Bedrohung werden könnten. Für ein fachfremdes Unternehmen ist es angesichts dieser Lage nahezu unmöglich, in Eigenregie ein ausreichendes Sicherheitsniveau herzustellen und zu erhalten. Vertrauen Sie dafür auf die Expertise eines erfahrenen IT-Dienstleisters.

Die Herausforderung:
„Unsere Mitarbeiter werden am digitalen Arbeitsplatz noch stärker als jetzt auf Laptops und Smartphones angewiesen sein. Wie können wir sicherstellen, dass jeder zeitnah die mobilen Geräte erhält, die er benötigt?“

Die Lösung: 

2. Managen Sie die Hardware Logistik über ein Self-Service-Portal

Frau Müller braucht einen neuen Laptop, Herr Schmidt wechselt die Abteilung und fordert ein Tablet an. Und alle Anfragen stapeln sich in Papierform auf Ihrem Schreibtisch? Das kann nicht funktionieren. Was läge im Rahmen eines Digital Workspace näher, als die Bereitstellung der Hardware auch auf digitalem Wege zu verwalten? In einem von Ihrem Dienstleister betriebenen Self Service Portal:

  • sehen Mitarbeiter, welche Geräte für Ihre Rolle zur Verfügung stehen
  • können Mitarbeiter direkt und ohne aufwendigen Prozess nötige Hardware bestellen
  • behalten Sie jederzeit den Überblick über die im Umlauf befindlichen Geräte

Die Herausforderung:
„Aktuell konfigurieren wir unsere Hardware größtenteils manuell. Wie kann die IT-Abteilung unsere Software bereitstellen und up-to-date halten, wenn die Endgeräte im ganzen Land verteilt sind?“

Die Lösung: 

3. Fügen Sie mit Zero Touch Deployment Geräte automatisch und voll konfiguriert Ihrem Netzwerk hinzu

Als Zero Touch Deployment oder auch Provisioning bezeichnet man eine Funktion, mit der Geräte automatisch bereitgestellt und konfiguriert werden können – unabhängig davon, wo diese sich befinden. Ein manuelles Hinzufügen zum Netzwerk ist dadurch nicht mehr nötig. Der Mitarbeiter muss das Gerät lediglich einschalten und aufladen, den Rest erledigt es selbsttätig. Dieses Vorgehen ermöglicht es, von überall aus:

  • Konfigurationsänderungen einzuspielen
  • das Betriebssystem zu aktualisieren
  • Patches und Bugfixes bereitzustellen
  • Tools und Software bereitzustellen
  • Zugriffsberechtigungen einzurichten

All das funktioniert übrigens auch mit privaten Geräten, die immer mehr für betriebliche Zwecke eingesetzt werden – Stichwort BYOD (Bring Your Own Device). In einer Umfrage unter IT-Managern gaben stolze 70 Prozent der befragten Unternehmen an, dass die Nutzung von Endgeräten, die Mitarbeiter selbst mit zum Arbeitsplatz bringen, Teil ihrer IT-Strategie ist – Tendenz steigend!

Die Herausforderung:
„Schon jetzt arbeitet unser IT-Support an der Grenze seiner Belastbarkeit. Wie sollen wir die steigende Nachfrage in einer virtuellen Arbeitsumgebung bewältigen?“

Die Lösung: 

4. Lagern Sie den (Vor-Ort-)Support an einen Dienstleister aus

Versuchen Sie gar nicht erst, alle Helpdesk-Anfragen selbst zu bearbeiten. Spätestens, wenn sich ein Problem nicht mehr von Remote aus lösen lässt und Sie einzelne Mitarbeiter an ihren Arbeitsorten aufsuchen müssten, scheitert dieser Ansatz an Ihren Kapazitäten.

Der beste Weg, Ihren Mitarbeitern einen raschen und effektiven Service zur Verfügung zu stellen, ist die Beauftragung eines externen Dienstleisters. Er ist landes- oder europaweit mobil, beantwortet Fragen und löst Probleme viel effizienter, als die eigene IT-Abteilung es könnte.

Die Herausforderung:
„Unsere Mitarbeiter sind es gewöhnt, primär analogen Prozessen zu folgen. Wie können wir alle gemeinsam unsere Unternehmenskultur wandeln?"

Die Lösung: 

5. Begleiten Sie die Einführung des Digital Workspace mit Change-Management-Maßnahmen

In Zeiten der digitalen Transformation traut man es sich fast nicht zuzugeben, dass die eigene Unternehmenskultur noch teilweise analog ausgerichtet ist. Das ist kein Beinbruch, muss jedoch im Zuge des Digital-Workspace-Projektes frühzeitig adressiert werden. Zum Beispiel mit dem ADKAR-Modell aus dem Change-Management (Hintergrundinfos zu ADKAR finden Sie bei Prosci, den Erfindern des Modells):

Infografik Zusammenarbeit zwischen Lokalem Digital-Wirkspace-Partner und Unternehmen 

  • Awareness: Schaffen Sie ein Bewusstsein für den Status-Quo
  • Desire: Wecken Sie den Wunsch nach Veränderung
  • Knowledge: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter
  • Ability: Begleiten Sie sie ganz praktisch bei den ersten Schritten
  • Reinforcement: Sichern Sie die neue Unternehmenskultur durch kontinuierliche Maßnahmen

 

Praxisguide Digital Workspace


Wie lässt sich ein komplexes Projekt wie der Digital Workspace erfolgreich realisieren? Unser kostenloser Praxisguide für IT-Verantwortliche liefert Antworten.

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Experis: Ihr lokaler Experte für den Digital Workspace

Wir haben gesehen, dass ein Digital Workspace zwar mit einigen Herausforderungen verbunden ist. Mit der richtigen Strategie und einem starken Partner an der Seite sind diese jedoch gut zu stemmen.

Sie müssen nicht alle Schritte auf dem Weg zur mobilen Arbeitsumgebung allein bewältigen. Holen Sie sich kompetente Hilfe.

Experis bietet Ihnen unter anderem diese Services:

  • Persönliche Beratung zu technischen wie organisatorischen Themen
  • Gemeinsame Entwicklung einer Roadmap von der Planung bis zur Implementierung
  • Eine Digital Workspace Lösung auf Basis etablierter Technologie wie Microsoft 365 und Cisco Unified Communication
  • Begleitendes Change-Management auf allen Unternehmensebenen
  • Qualifizierten 24/7 Endanwender-Support

Wie können wir Sie unterstützen? Sprechen Sie uns einfach an.